Bahasa Inggris Tugas 1 Bahasa Inggris bisnis 1 (part of business letter and style of business letter)

1. Letter Head (Kop Surat)
Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :

2. Reference Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF

3. Date Line ( Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat. 

Contoh penulisan date menggunakan American Style
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.

4. Inside Address

Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.

5. Attention Line
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.

Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style

7.Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.

Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.

8. Body Of Letter ( Isi Surat )

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.

9. Complimentary Close ( Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.

10. Signature ( Tanda Tangan )

Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

11. Enclosure ( Lampiran )

Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

12. Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

•            Letter Head (kepala surat)

Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan.  Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat       perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.  

•                 Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu  ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

    Contoh :

                British style

     08th Desember 2011

     Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

     American style

•                 September 07, 2011

    Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda   

     koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

•                 Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan

Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta

kodepos dan Negara yang dituju.

•                 Salutation (salam pembuka)

        Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :

 British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

 American style : Dear Sir 

    Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara     detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

•                 Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Contoh :
Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours  
                         Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

•             Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.

•                        Tujuan dari sebuah Business Letter

      Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.

•                     Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik

Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa memahaminya.

            New Roman”,serif; text-align: justify;”>Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya denga point yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu.

Unsur penting yang lainnya adalah bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan bahkan jika itu adalah surat keluhan.

Beberapa contoh dari business letter atau surat bisnis bahasa inggris ini semoga dapat bernanfaat.

Check this out.

1. Contoh business letter (Block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555. Sincerely,  Signature Bob Powers Accounts Receivable

2. Contoh Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.  Sincerely, Signature Bob,Powers Accounts Receivable

3. Contoh Business Letter (Semi-block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.  In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.  I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.  Sincerely,  Signature Bob Powers Accounts Receivable Bagian Bagian Surat Bisnis Bagian Bagian Surat Bisnis Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. ada sejumlah bagian yang harus di cantumkan, namun ada bagian-bagian yang bersifat pilihan. bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua katagori, yaitu formal parts dan body. bagian pilihan disebut other parts Perhatikan skema berikut : Formal parts . Heading (letterhead) [Kop surat] . Date [Tanggal] . Inside address [Alamat yang dituju] . Salutation [Salam pembuka] . Complimentary close [Salam penutup] . signature [Tanda tangan] Body . Opening [Pembukaan] . Message [Pesan] . Closing [Penutup] Other parts . Reference [Referensi] . Subject heading [Pokok surat] . Attention line [Garis bawah] . Enclosure copies [Lampiran] . Postscript [Salinan] . Mailing instruction [Petunjuk pengiriman] Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya, setiap surat bisnis memliki formal parts dan body. Tidak semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam. . FORMAL PARTS . Letter Head (kepala surat) Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll. . Date (tanggal) Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style. Contoh : . British style 08th Desember 2011 Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat. . American style September 07, 2011 Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat. . Inside Addres (alamat yang dituju) Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju. . Salutation (salam pembuka) Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style. Contoh : British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs. American style : Dear Sir . Complimentary Close (salam penutup) Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style. Contoh : Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes. American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours. . Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis) Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung. . BODY PARTS . Opening atau Pembuka Kalimat-kalimat pembuka biasanya merupakan pendahuluan dan sering sekali mengacu pada surat sebelumnya berkaitan dengan masalah yang sama. Dalam hal ini, referensi atau nomor surat penting sekali. Biasanya, kalimat pembuka dimulai dengan frasa seperti “thank you for your letter….” . Message atau Pesan Pesan berisi permasalahan sebenarnya atau inti surat. . Closing atau Penutup Sebagaimana pembuka, penutup sering kali berupa kalimat tunggal. Penutup dipakai untuk memantapkan kembali suasana yang penuh kesopanan. Penutup juga digunakan untuk menunjukan tindakan atau langkah yang ingin dilakukan oleh penulis di waktu mendatang. Contoh : “Thank you very much for you orders and we are looking forward to serving you soon.” . OTHERS ATAU BAGIAN-BAGIAN LAIN . Reference atau referensi Referensi di dalam surat berbahasa inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomer tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. . Date atau Tanggal Tanggal adalah tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini biasanya diketik dua spasi di bawah kepala surat(atau referensi, jika ada). Terdapat beberapa cara penulisan tanggal, tetapi yang paling banyak dipakai adalah dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun, tanpa memumbuhkan tanda baca (Open punctuation). Secara tradisional, penulisan tanggal adalah sebagi berikut :March 8th, 1996 atau 8th March, 1996 atau 8 March 1996. . Attention Line Attention Line harus digunakan apabila surat ditunjukan kepada suatu perusahaan atau organisasi sebagai suatu kesatuan, tetapi anda menginginkan surat tersebut ditangani oleh seseorang (tertentu) di perusahaan itu. Attention Line harus digarisbawahi atai diketik dengan huruf besar. Midland Engineering Co.Pty.Ltd. 346 Crewe Street Carlisle Act.26789 ATT:Mr.Sugeng Hariyanto Dear Sirs, . Subject Heading (Subject Line) atau Perihal atau Pokok Surat Subject Heading merupakan frasa yang secara langsung memberitahukan kepada pembaca tentang isi surat. Subject Heading disisipkan sesudah salam pembuka, harus digarisbawahi atau diketik dengan huruf besar. Akan tetapi, Subject Headingini sering kali dihilangkan. Perhatikan Contoh di bawah ini : Midland Engineering Co.Pty.Ltd. 346 Crewe Street Carlisle Act.26789 ATT:Mr.Sugeng Hariyanto Dear Sirs, INVOICE NO.3456 . Enclose atau Lampiran dengan Copies atau Tembusan Lampiran adalah dokumen yang menyertai suatu surat. Apabila lampiran ini diselipkan, pengirim perlu sekali memberitahukan kepada penerima dengan menuliskan ENC.,Enc., atau enc. di bawah ini tempat tanda tangan. Setelah singkatan Enc., biasanya kita temui tulisan “cc”. Hal ini menunjukan siapa yang telah dikirimi tembusan surat tersebut. Contoh : Enc. cc.President Director . Postscript atau Informasi Tambahan Postscript adalah informasi tambahan yang harus ditulis pada badan surat, tetapi karena sebab-sebab tertentu akhirnya tidak atau belum tertulis. Bagian ini biasanya dipakai pada surat-surat penjualan guna memikat dan memotivasi pembaca. Postscript ditulis di bagian bawah surat (atau sebelum petunjuk pengiriman pos, jika ada) dan diberi inisial “P.S”. Contoh : P.S. We will grant you 40% cash discount before 25 november 2004. . Mailing Instruction atau Penunjuk Pengiriman Mailing Instruction (petunjuk pengiriman pos) digunakan untuk memberikan batas waktu atau informasi pasti kepada pembaca tentang pengiriman jawaban. Bagian ini ditulis pada bagian surat yang paling bawah. Sumber Sumber